72. Sekreter amirinin sağ koludur ve bu durumda da amirinin yapmaya vakit ve imkan bulamadığı işleri yapar

72. Sekreter amirinin sağ koludur ve bu durumda da amirinin yapmaya vakit ve imkan bulamadığı işleri yapar tipik bir sekreterin iş saatinin başlamasından önce büroya gelmesi ve amirinin masasının koltuğunun temiz olmasını dolma kaleminde mürekkep bulunmasını kalemlerinin yontulmuş olmasını sigara tablasının temizlenmiş olmasını sağlamakla başlayan günlük işlerini gözden geçirelim ayrıca bütün bunların çalışma saatinden evvel yapılması gerektiğini de unutmayalım bundan sonra sekreter kendi masasına gider aynı temizlik kontrolünü bu kez kendisi için yapar sonra da dikte alabilmek için stenografi defterini temiz bir sayfa çevirmek ve tarih atmak suretiyle hazırlar takvimini randevu bloknotunu kontrol eder ve amirine günlük mühim işleri hatırlamak üzere notlar yazarak masasının işleri hatırlamak üzere notlar yazarak masasının üstüne bırakır kullanılacak malzemelerin yeterli olmadığına ve küçük kasanın durumuna bakmak gibi gündelik işlerine devam eder telefon konuşmaları olduğu takdirde herhangi bir konunun özünü kavrar bu konuyu çabuk ve doğru olarak not eder telefonda düzgün ve ahenkli bir sesle konuşur amir geldiği zaman bir gülümseme ve nazik bir günaydınla karşılar telefon mesajlarını alır ve günün randevu ve çalışma programını uygulamaya koyulur mektupları açmadan önce gözden geçirerek kişisel olanları ayırır öbür mektupları dikkatle açar mektubun eki varsa dosyalardan çıkarır hepsini amirine götürür amir sekretere dikteler verir sekreter bunu bildiği için dolma kaleminin ve yedek kalemleri ile not defterini hazır tutar dikteden sonra mektupları yazar değer yazı işlerini yapar çevirme yaparken veya mektup yazarken yazım ve dilbilgisi kurallarına dikkat eder eğer gerekiyorsa mektuplardaki hesapları denetler bu işi yapabilmesi için dört işlemin nasıl yapıldığını ve ondalıklarla kesirlerin nasıl kullanıldığını bilmesi gerekir bazı mektupları da sadece amirinin verdiği bazı açıklamalara dayanak kendi kendine yazar bütün bunları nezaketle ve siyasetle yapmaya çalışır sekreter büroya gelenlere karşı da çalıştığı müessesenin temsilcisi sayılır çalışma saatlerinden sonra yazı makinesini temizler örtüsünü örter o gün tamamlanamayan işleri takvime yazar ve böylece günlük çalışmasını bitirir işlerini yaparken iş hayatında iyi ve temel bir anlayışının olması gerekir iş hayatında geçen esas terimlerin anlamını kavraması gerekir işin nasıl yürüdüğünü ve ne amaçla kurulduğunu bilmesi kavraması lazımdır okuma yazma ve hesaba ait temel ve yeterli dilbilgisi olmalıdır heceleme noktalama işaretleri dilbilgisi hakkında bilgisi olmalı ve düzgün bir el yazısıyla yazabilmelidir konuşması gerek şahıslarla konuşurken ve gerekse telefonda her zaman ahenkli ve nazik olmalıdır sekreterin bu genel becerilerden her şeyden evvel bir çok teknik becerileri de olmalı doğru ve hızlı olarak yazı makinesinde yazmak stenoyla hızlı olarak not almasını bilmek dosyalama ve muhasebe kuralları hakkında bilgi sahibi olmak mektupları düzenleyebilmek kabiliyeti ve basit büro idaresi sekreterin işten çıkartılmalarında en baştaki neden kişilik zayıflığıdır bir amir sekreterin daktilografi ve stenografisindeki ufak noksanlara göz yumabilir fakat sekreterin direktiflere uygulamasını hatasız düzenli bir çalışma planlamasını bilen uysal sadık ve her şeyden önce yerinde söz söylemesini ve hareket etmesini bilen ihtiyatlı temkinli nazik ve hoş görünüşlü bir şahsiyet olmasını ister sekreterler genellikle büro işleri üzerinde ve bunların çeşitlilikleri üzerinde tecrübe kazanmışlardır sekreterliğe başlamadan önce stenograflık muhasebe memurluğu daktilograflık dosya memurluğu ve bir çok başka görevlerden terfi etmişlerdir sekreterin sorumluluğu geniştir tam belirli de değildir bu nedenle çok özen gerektirir yalnız seçkin bir beceri yetenek eğitim ve deneyime sahip olan memurlardır ki ehliyetli bir sekreterin nasibi olan kazanç ve itibara da erişmiş ve iş hayatında mutluluğu tatmış olabilirler.