69.Bazen bir yazının kopyasını çıkarmamız gerekebilir bu durumda tarihle adres arasındaki boşluğa veya

69.Bazen bir yazının kopyasını çıkarmamız gerekebilir bu durumda tarihle adres arasındaki boşluğa veya kağıdın daha yukarı bir yerine aralıklı olarak kopya ya da suret kelimesin yazılır altı da çizilir bu kelimeler parantez içinde alınabilir mektubun basılı kısımları parantez içinde yazılabilir yazıda yanlış varsa aslına uymak için bu yanlışlar olduğu gibi yazılabilir yanlışı sureti yazanın yapmadığını belli etmek için yanına(aynen)kelimesini yazmamız veya doğrusunu da yazmamız mümkündür paraf imza gibi eklenen kısımlar parantez içinde yazılır ek kısımlar ayrı renkteki şeritle yazılırsa parantez içinde almaya gerek yoktur aslına uygunluk tasdik edilmek gerekiyorsa alt kısma aslı gibidir ya da aslının aynıdır yahut da aslına uygundur diye yazılır isim mühür ve imza da konulup onay diye yazılır isim mühür ve imza da konulup onay işlemi tamamlanır bir yerden aktarılan yazıların sağ ve soldan dörder vuruş içerlek yazılması paragrafların başına ve ayrıca son paragrafın sonuna (“)işareti konulması gerekir aktarılan kısmı bir arayla yazarız kısa aktarmalarda sağ ve soldan vuruş içeri girilebilir kısa aktarma iki arayla da yazılabilir.