Telefonun yanında mesaj veya gerektiğinde dikte almak için bir kurşun kalemle bloknot bulunmalıdır ayrıca basılı mesaj kağıtlarını da bulundurmak gerekir
Alınan mesajın doğru açık ve okunaklı olması gerekir sekreter kendisini konuştuğu için kısa not alsa da bu not onun için bir anlam taşır fakat mesajı okuyacak olan için bu çok kısa olduğundan anlaşılmaz olabilir. Bekletme ve telefonu kapatma konuşanı bekletmek gerekirse bunun süresini ve nedenini belirtmek icap eder sadece bir dakika demek doğru değildir telefonu açan yani araya önce kapar amir ile konuşuluyorsa telefonu önce onun kapatmasını beklemek uygun olur.